La legalización de los libros contables es una obligación legal que todas las empresas en España deben cumplir. Esta obligación consiste en presentar los libros contables ante el Registro Mercantil para su sellado y registro. En este post, te explicaremos los plazos y sanciones asociados a la legalización de los libros contables en España.
¿Qué es la legalización de los libros contables?
La legalización de los libros de los empresarios es una obligación formal establecida por distintas disposiciones legales tales como:
el Reglamento del Registro Mercantil (artículo 329) o;
la Ley General Tributaria (artículo 29).
¿Qué clase de libros contables existen?
Distinguimos dos clases: los libros contables y los libros societarios. Entre los libros contables:
- el Libro Diario, donde se registran las operaciones relativas a la actividad de la empresa día a día, y
- el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que se abre con el balance inicial y trimestralmente se transcriben en él los balances de sumas y saldos. Anualmente recoge el inventario de cierre y las cuentas anuales del ejercicio.
Entre los libros societarios:
- el Libro de Actas, en el que constan todos los acuerdos tomados por la Juntas Ordinarias o Extraordinarias y los Órganos colegiados de la sociedad.
- el Libro de Socios: en el caso de sociedades limitadas
- el Libro de Acciones Nominativas: en el caso de sociedades anónimas.
- el Libro de Contratos entre la sociedad y el Socio único: solamente en el caso de sociedades unipersonales.
¿Quiénes están obligados a presentar los libros contables?
Deben legalizar los libros contables: Como norma general, todos los empresarios – artículo 25 Código de Comercio;
los sujetos obligados a inscribirse obligatoriamente en el Registro Mercantil – artículo 81 Reglamento del Registro Mercantil;
los sujetos inscritos en el Registro Mercantil en virtud de disposiciones específicas como la Ley de Ordenación del Comercio Minorista;
los sujetos obligados a formular contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio – artículo 68 del Reglamento del IRPF;
los empresarios individuales, aunque no estén obligados a su inscripción en el Registro Mercantil, cuando estén sujetos al IRPF en el régimen de estimación directa, que llevarán su contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio.
Sanciones y multas por no legalizar los libros contables
En el ámbito mercantil no se ha establecido ninguna sanción directamente por su falta de legalización, pero la Ley General Tributaria establece sanciones indirectamente por incumplir las obligaciones contables y registrales (artículo 200.3 Ley General Tributaria), que tendrán el carácter de sanción grave y llevarán aparejada una multa pecuniaria fija de 150 euros.
Además, por inexactitud u omisión de operaciones o la utilización de cuentas con significado diferente, se sanciona con multa proporcional del 1 por 100 de los cargos o abonos omitidos, inexactos o falseados con un mínimo de 150 euros y un máximo de 6.000 euros.
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